ISTRUZIONI PER OPERARE SU QUESTO TEAM WEB SITE                     (Autore: Ing. Andrea Ravaioli)

 

LINGUA

La funzionalita' di Web-Collaboration di questo sito viene conseguita mediante il software Microsoft Sharepoint Team Services, utilizzato sia in fase di progetto, sia in fase operativa (residente nel server del Web host in cui il Team web site e' collocato fisicamente). Il suddetto software non e' stato ancora tradotto dalla Microsoft in Italiano, pertanto tutti i contenuti generati in automatico dal server presso il Web host sono in Inglese. Tutti gli elementi customizzabili dall'amministratore del sito sono stati tradotti in Italiano, per gli altri cio' non e' possibile.

 

  NOZIONI ESSENZIALI

 

 

Per poter caricare/scaricare documenti e’ in generale necessario ottenere username e password: per fare cio’ contattateci presso l’indirizzo email info@propernet.com.

 

CARICARE E SCARICARE DOCUMENTI

Sulla Home page si clicchi sulla barra « Shared documents / Documenti condivisi » nella parte centrale della pagina, o anche sul menu verticale sulla parte sinistra dello schermo. Entrati in questa cartella, cosi' come in ogni altra cartella di documenti, sara' possibile scaricare i documenti gia’ presenti e caricarne di nuovi prelevandoli dal vostro computer.

Per scaricare un documento e’ sufficiente cliccarci sopra. Per caricare un documento e’ necessario cliccare su « Upload document » e, alla pagina successiva, andra’ selezionato il file da caricare a partire dalla sorgente (il vostro disco rigido). Se cio’ non vi risultasse possibile significa che non avete privilegi d’accesso sufficienti per compiere l’operazione. Contattateci presso info@propernet.com per chiederne la modifica.

 

 

BARRA VERTICALE DI ACCESSO RAPIDO (Lato sinistro dello schermo)

La barra verticale denominate “Quick Launch” contiene una serie di link che vi condurranno verso le zone piu’ utilizzate del sito . Tenete ben conto di questa barra quando avete la necessita’ di reperire documenti e pagine.

 

 

DOVE TROVARE LA DOCUMENTAZIONE CONDIVISA

La documentazione condivisa si trova nella cartella denominata « Shared Documents / Documenti condivisi». Per accedervi, cliccare sull’apposito link della barra verticale di accesso rapido sulla sinistra dello schermo.

Altre cartelle piu' specifiche (per categorie di contenuti) verranno create non appena se ne presenti la necessita'. Per far cio' e' sufficiente cliccare il link "Create" sulla barra superiore degli strumenti, e quindi su "Document library".

 

 

CAMBIO PASSWORD

La password generata automaticamente dal sistema e' di difficile memorizzazione ed e' proprio per questo motivo che nel messaggio email di notifica viene riportato un link che permette di cambiarla a vostro piacimento e con effetto immediato. Si consiglia vivamente di cambiarla immediatamente, in quanto neanche l'amministratore del sito ne e' a conoscenza (e' il server a generarla automaticamente e ad inviarla solo all'interessato) e non potra' cambiarla per voi.

 

 

  

 NOZIONI ESSENZIALI

  NOZIONI IMPORTANTI

 

BARRA SUPERIORE DEGLI STRUMENTI

Situata al di sotto del logo aziendale, questa barra permette all’utente autorizzato l’esecuzione di diverse operazioni, tra cui la creazione di cartelle (List), l’accesso a queste e l'accesso ad altre funzionalita'.

Le opzioni che vi compaiono sono : Home | Documents and Lists | Create | Site Settings | Help |

Tramite questa barra e’ possible visualizzare una serie di pagine in cui caricare e scaricare documenti, partecipare a discussioni di gruppo, aggiungere il proprio nome alla lista dei contatti, etc.

Home vi riportera' semplicemente alla home page del team web site.

Documents and Lists  permette di visualizzare in unica videata tutte le cartelle presenti nel team web site. In alto compare una barra azzurra con il link "Create": la sua funzionalita' e' la stessa del link Create dekka Barra degli strumenti ed e' illustrata qui a seguire.

Create vi condurra' in una pagina dalla quale e' possibile creare nuove cartelle di documenti (cliccando su  Document library),  cartelle contenenti fotografie (Picture library), liste di contatti (Contacts), liste di eventi e scadenze (Events), liste di attivita' da effettuarsi (Tasks), argomenti di discussione  (Discussion boards),  sondaggi (Survey) e pagine web aggiuntive (Web pages - Basic page).

Site Settings conduce in una pagina che ha interesse, per chi non abbia privilegi di accesso da amministratore, soprattutto nella parte bassa alla sezione "Manage my information". In questa sezione e' possibile aggiornare i propri dati (Update my Information), richiedere gli avvisi per email in corrispondenza di variazioni in una o piu' aree del sito (My alerts on this site) e visualizzare una panoramica rapida degli utenti autorizzati ad accedere a questo sito (User information).

Help conduce alle pagine di supporto tecnico del prodotto Microsoft Sharepoint Team Services sul quale si basa il team web site.

 

 

RICERCA

Nella parte superiore sinistra della Home page e' presente uno spazio bianco di ricerca (contornato di giallo) di estrema utilita' .  Quando un utente non ricordi in quale cartella o area del sito si trovi un certo documento di cui ricordi almeno parzialmente il titolo, sara' sufficiente inserire nello spazio bianco una parola chiave presente nel titolo (o anche nel testo se si tratta di una pagina web) e verra' ricondotto su una nuova pagina riportante i risultati della ricerca, in forma accurata e di semplice lettura e utilizzo (in genere verranno riportati dei links per accedere direttamente alla cartella o area del sito di pertinenza). Si raccomanda agli utenti di ricorrere a questa funzionalita' del Team web site di frequente al fine di conseguire notevoli risparmi di tempo.

 

 

NOTIFICA AUTOMATICA

Per qualunque cartella del sito e’ disponibile l’opzione di notifica automatica per email ogni qualvolta si verifichino variazioni nella cartella. Per far cio’, cliccate su « Alert me » nella barra verticale a sinistra dello schermo. In alternativa, si puo' cliccare su "Site settings" sulla barra verticale degli strumenti, e quindi su "My alerts on this site" (in basso). La pagina seguente presentera' una lista delle notifiche automatiche fin qui selezionate e, tramite il link "Add alerrt" sulla barra azzurra superiore e' possibile creare una nuova notifica automatica.

Si puo’ scegliere di essere notificati in corrispondenza di qualsiasi modifica (All changes), in corrispondenza dell’aggiunta di nuovi documenti (Added items), in corrispondenza dell’aggiornamento di documenti  gia’ presenti (Changed items), in corrispondenza della eliminazione di almeno uno di questi (Deleted items) o in corrispondenza di aggiornamenti delle discussioni di gruppo sul sito (Web discussion updates).

Si puo’ quindi selezionare anche la frequenza della notifica: immediata (Send email immediately), alla fine della giornata con il sommario di tuti i cambiamenti (Send daily summary) o alla fine della settimana sempre con il sommario di tutti i cambiamenti (Send weekly summary).

 

 

 

  NOZIONI UTILI

 

 

VISUALIZZARE LA LISTA DEI CONTATTI ED AGGIUNGERNE ALTRI

Cliccare su « Contacts » sulla barra veriticale a sinistra.

Per visualizzare in dettaglio uno degli elementi e’ sufficiente cliccare sul cognome.

Per aggiungerne, cliccare su “New item” e riempire gli spazi bianchi che si presentano in seguito. I campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori.

Se si intendono visualizzare solo I contatti relative ad una certa ditta, cliccare su “Filter” e quindi selezionare la ditta che interessa nel menu a tendina sotto il campo “Ditta/Company”.

  

 

ULTERIORI CHIARIMENTI

Per ulteriori chiarimenti vi raccomandiamo di contattarci per email all’indirizzo info@propernet.com