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Raccomandati specialmente alle imprese che operino principalmente o esclusivamente su progetti, questo particolare tipo di siti web include la funzionalita' aggiuntiva integrata di e-Collaboration ad uso dei teams di progetto. Cio' consentira' a questi ultimi di condurre una serie di attivita' di gruppo, come ad esempio la pubblicazione, ricezione, approvazione, commento o revisione della documentazione di progetto in forma digitale (come ormai viene concepita per poi essere stampata) anziche' cartacea, tramite il sito Internet dell'azienda, che fungera' quindi da luogo di incontro virtuale (particolarmente utile quando i membri del team risultino geograficamente distanti) e da deposito unico della documentazione di progetto.
Progettato con tecnologia Microsoft, il Team Web Site dotera' l'azienda di una extranet sicura e facilmente navigabile, ed anche gestibile, tramite un qualunque Internet browser e da qualunque computer, dovunque esso si trovi e in qualunque momento. Sia i gestori del sito (verosimilmente personale interno all'azienda, e, aspetto di rilievo, senza alcuna conoscenza di progettazione siti web, ma con sole moderate conoscenze informatiche di base), sia semplici partecipanti esterni autorizzati possono beneficiare della rapidita' di interazione realizzabile solo tramite l'impiego di Internet e con semplici clicks di mouse potranno eliminare qualsiasi barriera geografica che, al giorno d'oggi, non deve piu' costituire un ostacolo vero al corretto funzionamento di un team di progetto.
I gestori del sito potranno decidere quali partecipanti esterni o interni all'organizzazione includere nei team di progetto e ne autorizzeranno quindi l'accesso alle zone del sito specifiche del progetto interessato. I gestori hanno a disposizione una serie di privilegi di accesso molto flessibili con cui configurare nella maniera piu' appropriata le capacita' di operare degli utenti (sola visione, scaricamento di files, pubblicazione di files, commento e revisione di documentazione, creazione di nuove cartelle, etc.). Questi privilegi d'accesso costituiscono la migliore garanzia di sicurezza del sito e della documentazione di progetto: qualunque documento o cartella puo' essere protetta anche dalla semplice visione e loro rimozione viene consentita ai soli gestori del sito. Non e' quindi il caso di preoccuparsi di possibili perdite di documentazione o compromissioni della stessa. Al contrario, un sito di questo tipo va considerato come un importante backup della documentazione vitale dell'azienda, garantito soprattutto dal web-host (l'organizzazione che ospitera' sui propri server il vostro sito Internet) che di norma effettuera' il backup giornaliero del vostro sito senza costi aggiuntivi.
Se la vostra azienda prevede di utilizzare in forma estensiva e continuata la e-Collaboration in virtu' delle superiori efficienze e dei risparmi che essa consente, l'acquisizione di un sito Internet di questo tipo rappresenta la soluzione sicuramente piu' indicata e conveniente.
La funzionlita' di e-Collaboration non aggiunge alcun costo al vostro sito Internet: la vostra organizzazione potra' pertanto utilizzarla per tutti i progetti che essa abbia in corso, mentre per i progetti gia' completati altre pagine del sito potranno fungere da "vetrina" come in qualunque altro sito web aziendale.
E' pertanto nostro obiettivo mettervi a disposizione un sito web che non costituisca una sola "vetrina" per il precedente operato dell'azienda, ma anche un utile strumento di collaborazione di gruppo che vi collochi all'avanguardia del settore in termini di efficienza operativa ed efficace uso delle nuove tecnologie (obiettivo questo incentivato anche dalle autorita' governative con una serie di agevolazioni finanziarie, come ad esempio la Legge 388/2000).
Per una panoramica piu' dettagliata sulla e-Collaboration, vi invitiamo a prendere visione della sezione relativa alla nostra offerta Project Online .
Breve dimostrazione delle funzionalita' di un Team Web site:
Home Page In questa immagine esemplificativa viene rappresentata la home page di un Team Corporate Web Site. Vi verra' data ampia liberta' di scelta sull'aspetto estetico della stessa. Qualora possediate gia' un sito web al quale non intendete rinunciare, questo puo' essere collegato con un semplice link al Team web site che costituira' la extranet aziendale. La peculiarita' di un Team Web Site e' costituita dalla Barra di Comando che compare immediatamente al di sotto del logo. Da questa barra si accede a tutti i comandi di cui amministratori e semplici partecipanti hanno bisogno per operare sul Team web site. Il menu denominato Quick Launch riportato sul lato sinistro conduce verso aree alle quali si preved che gli utenti accedano di frequente, come Shared documents (Documenti condivisi), Discussion Boards (Gruppi di discussione), Contact lists e To-do-Tasks (Attivita' all'ordine del giorno): tutte queste aree possono essere customizzate per qualunque progetto o lasciate ad un ambito piu' generale. La zona Search documents (Ricerca di documenti) permette di effettuare ricerche per parole chiave su tutti i documenti o le pagine web presenti sul sito, permettendo cosi' notevoli risparmi di tempo soprattutto agli utenti che gia' abbiano chiaro cio' di cui hanno bisogno. La zona centrale della pagina e' dedicata ad Annunci Importanti (Announcements) ed Eventi di rilievo (Events) che necessitino di adeguata visibilita'.
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e-Collaboration Tutta la funzionalita' di e-Collaboration e' accessibile tramite la Barra di Comando riportata nella parte superiore (striscia blu) della schermata riportata qui sotto. Ogni progetto puo' avere la propria Lista di progetto (Lists). Questa rappresenta uno strumento di controllo importante per project managers e altri partecipanti, che fornisce una panoramica importante sullo stato del progetto e un accesso rapido ad una serie di informazioni di rilievo, come Liste di Contatti, Annunci, Eventi, Attivita' all'ordine del giorno e future e possibili links di un certo interesse (as esempio verso siti internet con normativa, previsioni del tempo, etc.). Un esempio di Lista di progetto viene riportato qui di sotto.
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Creazione di nuove pagine, Pubblicazione/Scaricamento files Probabilmente il principale punto di forza di un Team Web Site e' la semplicita' di uso e gestione. Non e' infatti necessaria alcuna conoscenza specialistica di web design che non si improvvisa di certo dall'oggi al domani e che pertanto richieda l'assunzione di personale specializzato. E' infatti possibile creare nuove pagine, cartelle, liste di contatto, gruppi di discussione, pubblicare e scaricare files comodamente da un semplice (e gratuito) Internet browser con pochi click di mouse. Bastera' cliccare su Create nella Barra di comando, per giungere alla pagina qui sotto riportata:
Ad esempio, se l'utente intende creare una nuova cartella contenente un certo numero di files, dovra' semplicemente cliccare su "Document library" per giungere alla pagina riportata qui sotto, dalla quale si possono immettere il nome della cartella, la descrizione della stessa e viene data l'opportunita' facoltativa di utilizzare un template per la pagina stessa e di posizionare un link ad essa nella home page del sito.
Qualora l'utente intenda semplicemente pubblicare o scaricare files, dovra' cliccare invece su "Documents" nella Barra di Comando, e verra' ricondotto alla pagina riportata qui sotto:
In essa apparira' l'intera lista di cartelle di progetto contenenti documenti condivisi (verosimilmente piu' d'una per ciascun progetto). In questo esempio ne compare solo una, denominata Shared documents. Cliccandoci sopra l'utente verra' ricondotto alla pagina riportata di sotto, nella quale sono disponibili una serie di opzioni, tra cui pubblicazione di files, creazione di un nuovo documento da templates, filtro della lista dei documenti presenti in quella cartella (strumento molto utile quando ve ne siano in gran numero) e richiesta di notifica per email ogni qualvolta quella cartella venga modificata.
Pubblicare documenti non potrebbe essere piu' semplice: cliccando su "Upload Document" si accedera' alla finestra riportata di sotto dove, cliccando su Browse e' possibile caricare sul sito web un qualunque file presente sul disco rigido del computer che l'utente stia utilizzando.
E cio' e' tutto: facile come promesso ??
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Importare/Esportare liste di contatti Il Team Web Site che vi proponiamo verra' realizzato con un software specializzato della Microsoft, denominato Sharepoint Team Services. Uno dei vantaggi principali dell'utilizzo di tecnologie Microsoft e' l'integrazione con l'intera suite Microsoft Office. Tra le numerose funzionalita' offerte, riteniamo opportuno enfatizzare la possibilita' di condividere sul Team Web Site le liste di contatto che gia' abbiate predisposto sul Microsoft Outlook, senza inutili duplicazioni di lavoro. E' possibile inoltre anche l'operazione inversa, ovvero l'importazione su Microsoft Outlook di liste di contatti presenti sul Team Web Site e redatte in precedenza sullo stesso. Dalla finestra riportata qui sotto potrete scegliere di inserire manualmente i contatti cliccandi su New Item, di importare la lista da Microsoft Outlook cliccando su Import Contacts o di trasferire i contatti presenti sul sito sul vostro computer cliccando su Export.
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Numerose altre funzioni di e-Collaboration saranno a vostra disposizione nel Team Web SIte e mostrarle tutte in questa sede sarebbe davvero impossibile. Ci auguriamo di avervi fornito una panoramica che abbia catturato la vostra immaginazione su quanto possa essere realizzato con le tecnologie odierne, con una semplicita' d'uso che probabilmente pochi immaginano e ad un costo veramente contenuto, rapidamente recuperabile per via dei risparmi di tempo e denaro che certamente raggiungerete mediante l'uso della e-Collaboration in alternativa ai metodi tradizionali di lavoro di gruppo e di distribuzione dell'informazione di progetto. Mai come nell'era di Internet la distribuzione dell'informazione (elemento cruciale per la riuscita di qualunque progetto) e' stata rapida, semplice ed economica. Non fatevi sfuggire questa occasione! Per ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.
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